Smještaj, prehranu i prijevoz dogovaramo sa svakim timom zasebno. Tako možemo uzeti u obzir sve želje i zahtjeve ukoliko su unaprijed izložene.
Daljnji uvjeti za sudjelovanje na YFF-u su da ekipa izvrši plaćanje smještaja i prehrane na osnovu prethodnog dogovora sa Organizacijskim odborom. Troškovi smještaja ovise o kategoriji smještaja, ali se ne razlikuju unutar kategorije. Rok za plaćanje smještaja i prehrane je 30.05.2010. godine. Svi troškovi se plaćaju preko bankovnog računa.
Sudionici mogu birati između tri kategorije smještaja:
a: Starije građevine – hosteli: sobe sa 3-6 kreveta sa posteljnim rubljem (pokrivačem i jastukom), tuševi i nužnici u hodniku, zaključana odlagališta za torbe i osobnu imovinu. Sobe imaju stari namještaj i opremu. Hosteli se nalaze na 5-10 minuta od gradskog središta. Ovaj smještaj nudimo tomovima koji žele osnovnu razinu usluge.
b: Novije građevine – hosteli: sobe sa 2-4 kreveta sa posteljnim rubljem (pokrivačem i jastukom), tuševi i nužnici u sobama, zaključana odlagališta za torbe i osobnu imovinu. Sobe imaju moderan namještaj i opremu. Hosteli se nalaze na 5-10 minuta od gradskog središta (gradskim prijevozom). Natjecatelji ne plaćaju gradski prijevoz, a mogu koristiti i besplatne autobuse YFF-a.
c: Hoteli sa 3*: sobe sa 2,3 ili 4 kreveta – ovisno o pojedinom hotelu. Sobe sa posteljnim rubljem (pokrivačem i jastukom), tuševi i nužnici u sobama, garderobom, TV uređajem, telefonom i mini-barom. Hoteli se nalaze u gradskom središtu Kaposváru.
Organizator osigurava svim natjecateljima tri obroka dnevno. Kako trošak smještaja uključuje i trošak prehrane, natjecatelji koji ne žele obroke ili ih planiraju osigurati u vlastitom aranžmanu, svejedno plaćaju ukupnu cijenu koja uključuje trošak prehrane.
Sudionici YFF-a mogu biti smješteni samo u smještajne kapacitete ponuđene od strane glavnog organizatora turnira. Ukoliko neki tim želi samostalno dogovoriti smještaj, nadoplaćuje 25 EUR-a po osobi za dan natjecanja, do 30.05.2010. bankovnom uplatom na račun YFF-a.
U slučaju zamolbe, možemo osigurati smještaj i prehranu za dodatne programe, najduže tjedan prije i/ili poslije turnira. (Npr. odmor na Balatonu, jedno ili višednevne izlete u Budimpeštu, izlet po Mađarskoj i sl.)